Każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą musi podjąć decyzję w zakresie prowadzenia księgowości i ma do wyboru trzy opcje: może się kwestiami księgowymi zająć samodzielnie, zatrudnić księgową na etat lub skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Wybór nie jest prosty i wymaga dogłębnego zastanowienia.
Samodzielne prowadzenie księgowości nie jest łatwe, a przy tym bardzo czasochłonne. Z kolei powierzenie tych kwestii księgowemu na etacie wiąże się z wysokimi kosztami dodatkowymi i jest zupełnie nieopłacalne dla mniejszych firm. W tej sytuacji wydaje się, że najkorzystniejszą opcją pozostaje biuro rachunkowe. Jakie kryteria wyboru zastosować i na co zwrócić uwagę przy selekcji?
Księgowość – prowadzenie i odpowiedzialność
Kwestie związane z dopełnianiem przez właściciela firmy wszelkich formalności związanych z obowiązkami podatkowo-prawnymi wobec państwa wymagają właściwego obliczenia podatku dochodowego oraz VAT-u, sporządzania stosownej dokumentacji czy też spełnienia obowiązków względem ZUS-u.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej i niewielkich firm najczęściej mamy do czynienia z uproszczoną księgowością za pomocą KPiR, a więc niezbyt skomplikowanej ewidencji z zapisanymi przychodami i wydatkami firmy. Większe przedsiębiorstwa są zobligowane do prowadzenia, bardziej skomplikowanej, pełnej księgowości według ksiąg rachunkowych.
Niezwykle istotny jest fakt odpowiedzialności przedsiębiorcy za rozliczenia, bez względu na to czy dokonuje tego samodzielnie czy poprzez biuro rachunkowe lub księgową na etacie.
Samodzielne rozliczanie
Samodzielne prowadzenie księgowości jest dostępne i niekiedy wykorzystywane przez przedsiębiorców, ponieważ nie ma wymogu wykształcenia lub jakiegoś certyfikatu. Plusy są dwa:
• Oszczędność – nie trzeba opłacać etatu księgowej ani płacić biurowi rachunkowemu
• Pełna wiedza o stanie finansów w firmie.
Jednak trzeba też mieć świadomość wad takiego rozwiązania. Przede wszystkim jest to kwestia czasu, jaki trzeba poświęcić na samodzielną księgowość, ale także wysokie ryzyko popełnienia błędu
Księgowa na etacie
Małym firmom zupełnie się to nie opłaca finansowo, ponieważ zatrudnienie osoby do prowadzenia księgowości związane jest nie tylko z kosztami etatu, ale także kosztami sprzętu czy też oprogramowania księgowego, co na pewno daje wyższą sumę niż w przypadku zatrudnienia biura rachunkowego.
Koszty to jedno, ale warto wziąć pod uwagę coś jeszcze. Mianowicie, pracownik pełniący funkcję księgowego w firmie nie ma obowiązku posiadania ubezpieczenia OC od czynności zawodowych. Może mieć to poważne konsekwencje w przypadku popełnienia dużego błędu. Księgowy odpowiada ze wszelkie swoje działania jedynie do równowartości wynagrodzenia za trzy miesiące.
Biuro rachunkowe
Skorzystanie z usług biura rachunkowego wydaje się opcją optymalną, przede wszystkim ze względów bezpieczeństwa. Każde biuro, zgodnie z przepisami, musi posiadać certyfikat księgowy oraz ubezpieczenie OC. Na pewno warto zwrócić uwagę na wysokość ubezpieczenia. Jest to niezwykle ważne. Pomyłki księgowe się zdarzają, ale przedsiębiorca może wystąpić do biura o odszkodowanie i wtedy właśnie przydaje się wysoka kwota ubezpieczenia. Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że w przypadku niedopełnienia przez przedsiębiorcę obowiązków, np. braku terminowego dostarczenia dokumentów, trudno będzie żądaną sumę uzyskać.
Przed podjęciem współpracy z konkretnym biurem rachunkowym konieczne jest sprawdzenie jeszcze kilku kwestii, począwszy od ustalenia zakresu reprezentowania przedsiębiorcy przez ZUS-em i urzędem skarbowym, poprzez sposób komunikacji na linii biuro rachunkowe – klient oraz metody dostarczania dokumentów do biura, aż do sprawdzenia, na ile będzie można mieć stały dostęp do informacji o stanie konta.
Jak widać, wybór może sprawić pewien kłopot, ale na pewno trzeba dokładnie rozważyć wszelkie opcje, aby nie żałować podjętej decyzji.