Archiwizacja dokumentów – przez ile lat to robić?

Archiwizacja dokumentów – przez ile lat to robić?

Archiwizacja dokumentów a ich przechowywanie – w czym zaznacza się różnica między tymi dwoma procesami?

Często można spotkać się z pytaniem, dotyczącym tego, przez jaki czas należy archiwizować dokumenty. Warto wiedzieć, że nie jest ono zbyt dobrze postawione, a to dlatego, że w tym rozumieniu archiwizacja zrównywana jest z przechowywaniem akt. W rzeczywistości oba te procesy nie mają ze sobą zbyt wiele wspólnego, chociaż oba dotyczą firmowej dokumentacji.

Archiwizacja dokumentów polega na umiejętnym uporządkowaniu akt. Wszystko po to, by stworzyć archiwum, z którego wygodnie będzie korzystać. Profesjonalne podejście do tego zadania oznacza zatroszczenie się o wiele kwestii, w tym o:

  1. rzetelne oznaczenie akt (nadanie im właściwych znaków, tytułów itp.);
  2. prawidłowe nadanie terminu przechowywania aktom;
  3. uformowanie tematyczne i chronologiczne jednostek.

Nierzadko eksperci dbają także o nadanie topografii aktom. W praktyce takie usługi archiwizacyjne wymagają od osoby, zajmującej się tym zadaniem, doświadczenia, kompetencji i specjalistycznej wiedzy. Wróćmy jednak do pytania zawartego w tytule tego tekstu. Archiwizacja dokumentów ma ułatwić nam posługiwanie się zbiorami, a także przestrzeganie terminów przechowywania akt. Jeśli więc mówimy o pewnym okresie – procesie trwającym lata – skupić należy się na przechowywaniu dokumentacji.

Jak prawidłowa archiwizacja dokumentacji wpływa na przestrzeganie terminów przechowywania?

Bez archiwizacji bardzo trudno byłoby określić, przez jaki czas dane akta powinny znajdować się w firmowym archiwum. Z czego to wynika? Powodem jest m.in. to, że w firmie spotkamy się z dokumentacją różnego typu. Niektóre należy przechowywać przez okres pięciu lat. Do takiej dokumentacji zaliczymy m.in. rozliczenia podatkowe i dokumentację ZUS-owską.

Sprawa byłaby prosta, gdyby na tym był koniec. Porządkowanie dokumentów musi uwzględniać także termin przechowywania pozostałych akt. Przykładowo akta pracownicze możemy przechowywać albo przez 10 lat, albo nawet przez… 50! Wiele zależy od tego, kiedy osoba została zatrudniona.

Nawet gdyby wszystkich firmowych dokumentów dotyczył ten sam okres przechowywania, trzeba by było uwzględnić różnice w dniu, w którym akta trafiły do archiwum. Łatwo tu zauważyć, że wystarczy drobna, pozornie mało znacząca pomyłka, by zbyt szybko zutylizować akta lub przechowywać je zbyt długo. Pierwszy scenariusz oznacza, że nie będziemy mogli przedstawić akt zewnętrznemu organowi w razie kontroli. Z kolei zbyt długie przechowywanie akt może wiązać się z bezprawnym przetwarzaniem danych osobowych, co również wiąże się z poważnymi konsekwencjami.

Profesjonalne usługi archiwizacyjne i porządkowanie dokumentów sprawią, że nie będziemy musieli przejmować się tym, jak długo przechowywać akta. Wszystko dzięki temu, że eksperci nadadzą im właściwe terminy przechowywania, a jasno skonstruowane archiwum pomoże nam trzymać w ryzach wszystkie elementy naszych zbiorów.

 

Dodaj komentarz