Działalność gospodarcza to typ działalności, w której nie można pozwolić sobie na najmniejsze błędy. Nawet jeżeli posiadasz nadwyżkę gotówki w kasie firmy zawsze musisz trzymać rękę na pulsie i aktywnie zarządzać każdym wydatkiem, gdyż w przeciwnym razie ryzykujesz utratą całego przedsiębiorstwa. Brak kontroli nad funduszami dostępnymi w kasie firmy to prosta droga do wyjścia z rynku i utraty klientów.
Z kolei, brak środków powoduje, że trzeba ciągle myśleć o zapewnieniu firmie pieniędzy. A to odbiera całą siłę i energię twórczą, która mogłaby pójść na rozwój biznesu. Dlatego tak bardzo ważne w prowadzeniu działalności gospodarczej jest kontrola nad budżetem firmy.
Kontrola budżetu w firmie
Kadra kierownicza na poziomie C zazwyczaj ocenia wyniki inwestycji przedsiębiorstwa przede wszystkim pod kątem zwrotu z inwestycji i wartości aktywów firmy. Na przykład, należy wykonać szereg napraw krytycznych, aby skompensować pogarszające się warunki w krytycznym miejscu. Może to prowadzić do tego, że inne wymagające naprawy, ale mniej ważne aktywa, nie są brane pod uwagę przyczyniając się do pogorszenia jakości realizacji procesów w firmie. Szef organizacji decyduje, czy odłożyć remont, sfinansować go z funduszu rezerwowego (jeśli taki istnieje), czy sfinansować z innego budżetu.
Każdy menedżer liniowy odpowiedzialny za budżetowanie kosztów przedsiębiorstwa powinien zapoznać się z procesem budżetowania swojej firmy. Budżetowanie jest jednym z najbardziej pouczających wskaźników tego, jak działa firma i do jakiego celu dąży oraz jaki kierunek obrała.
Kontrola budżetu po zatwierdzeniu jest tak samo ważna jak proces jego zatwierdzania. Jeśli zatwierdzony budżet nie zostanie zrealizowany, wysiłek włożony w jego rozwój przepadnie generując dodatkowe koszty w postaci zmarnowanego czasu i energii.
Kontrola budżetu zależy od zrozumienia trzech kluczowych punktów:
- czynniki, które możemy kontrolować;
- problemy z zaufaniem;
- porównywanie aktualnych danych o kosztach z prognozami kosztów budżetowych.
Czynniki, które możemy kontrolować
Budżet jest zarówno narzędziem predykcyjnym, które pozwala firmie planować przyszłe działania, jak i narzędziem raportowania, które jest przydatne do pomiaru wyników menedżerów w odniesieniu do celów strategii finansowych określonych w budżecie. Dlatego im dokładniej możesz przewidzieć wynik, tym większe masz szanse na sukces.
Problemy z zaufaniem
Kwestie autorytetu CFO nabierają wielkiego znaczenia, gdy finansowanie jest ograniczone. W tym miejscu należy zastanowić się nad następującymi pytaniami:
- Jaka jest podstawowa zdolność do osiągnięcia docelowego poziomu kosztów w firmie, w tym usług, mediów, czynszu i innych kosztów, które są niezwykle trudne do kontrolowania?
- Czy posiadamy niezbędne umiejętności interpretowania i przewidywania zachowań klientów oraz potrzeb w zakresie bieżących usług i przyszłych projektów? Czy mamy niezbędny zespół i know-how do przeprowadzenia niezbędnych działań w tym zakresie?
- Jaka jest wrażliwość firmy na czynniki i zdarzenia, które mogą wpłynąć na budżet, takie jak nadchodzące zmiany warunków umowy, przewidywane braki wymaganych materiałów lub reorganizacja, która spowoduje wiele dodatkowych kosztów. Czy firma jest przygotowana na tego rodzaju zdarzenia?
Porównanie kosztów rzeczywistych z prognozami kosztów budżetowych
Ostatecznie kontrola budżetu oznacza śledzenie wydatków w stosunku do celów budżetowych. Znaczna część niepowodzeń budżetowych wynika z faktu, że wydatki nie są śledzone z wyprzedzeniem w celu podjęcia jakichkolwiek znaczących kontroli lub działań naprawczych. Następująca taktyka jest ważna dla śledzenia kosztów.
Raporty dotyczące pożądanego stanu budżetu i odchyleń od normy należy szczegółowo przeglądać co miesiąc. Główny księgowy firmy może zidentyfikować odchylenia, identyfikując w ten sposób problem i łagodząc skutki finansowe. Na przykład podczas budżetowania kosztów personelu, czy budżetowania wszelkich innych pozycji kosztowych, HR Business Partner musi identyfikować odchylenia budżetowe i rozwiązywać problemy w odpowiednim czasie, aby zachować integralność budżetu.
Aby dokonywać realistycznych porównań, musisz przechowywać dokładne dane w formie dopasowanej do Twojego budżetu. Aby uzyskać rzeczywiste budżetowanie kosztów, firma często musi stworzyć własny system rachunkowości zarządczej.
Podsumowanie
Zatem budżetowanie i kontrola kosztów są trudne. Ze wszystkich strategicznych działań, które podejmują menadżerowie wysokiego szczebla, budżetowanie jest często tym, które wymaga codziennej uwagi. Zrozumienie procesu budżetowania ma kluczowe znaczenie. W rzeczywistości budżetowanie kosztów ma natychmiastowy, oczywisty i namacalny wpływ na przetrwanie firmy.