Nie wszystkie działania opłaca się wykonywać na własną rękę. Część lepiej jest przekazać na zewnątrz. Czy dotyczy to także takiego obowiązku jak archiwizacja? Dziś porównujemy dwa sposoby na uporządkowanie akt firmowych.
Usługa archiwizowania dokumentów – na czym polega?
Taka pomoc ma na celu zdjęcie z naszych barków obowiązku samodzielnego porządkowania zebranych akt. Jeśli jest wykonana rzeczywiście profesjonalnie, pozwala stworzyć funkcjonalne archiwum, z którego korzystanie będzie przyjemnością. Ale kto zajmie się naszymi zbiorami? Archiwizowanie dokumentów wykonywane jest przez profesjonalnych archiwistów. Tylko takie osoby są w stanie w stu procentach zadbać o każdy etap procesu i zagwarantować, że wszystko przebiegnie bezbłędnie.
Firmy godne zaufania, takie jak np. Destroy&Recycling dokładnie określają, na czym polega archiwizowanie dokumentów w ich wykonaniu. Nie powinniśmy mieć więc wątpliwości co do kształtu usługi. Przeważnie ekipa po prostu odbiera od nas akta, a następnie w bezpiecznej, dobrze zabezpieczonej siedzibie porządkuje je według standardowych zasad. Ta ostatnia kwestia jest bardzo ważna, bo to właśnie trzymanie się określonych reguł sprawia, że tanie archiwizowanie dokumentów:
- przyniesie efekt w postaci uporządkowanych zbiorów, pozwalających na intuicyjne posługiwanie się archiwum;
- pozwoli nam bez trudu przestrzegać obowiązków, m.in. przepisów związanych z terminami przechowywania akt.
Mówiąc o przechowywaniu, warto zaznaczyć jeszcze jedną ważną zaletę korzystania z pomocy ekspertów. W takim wariancie mamy możliwość wyboru usług dodatkowych. Najwygodniejszą opcją jest więc połączenie archiwizacji z przechowywaniem akt.
Samodzielne archiwizowanie dokumentów
Do dyspozycji mamy także drugi wariant, a więc porządkowanie akt w swojej siedzibie. Opcja może wydawać się komfortowa i rzeczywiście tak jest, o ile:
- dysponujemy specjalistami, doskonale znającymi się na zasadach archiwizacji i mającymi na tym polu praktyczne doświadczenie;
- mamy miejsce, pozwalające na bezpieczne wykonanie tego procesu.
Dość często jednak firmy mają problem ze spełnieniem tych dwóch kryteriów. Archiwizowanie dokumentów jest zbyt ważną czynnością, by zajmowali się tym nasi pracownicy w przerwach od regularnie wykonywanych obowiązków. To dlatego dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw porządkowanie z zewnętrznym usługodawcą jest po prostu szansą na zaoszczędzenie czasu oraz na zyskanie pewności i bezpieczeństwa.