Prawo nie zobowiązuje przedsiębiorców do posiadania własnego rachunku firmowego. Jednak większość z nich decyduje się na taką możliwość. Ma to związek z przeprowadzanymi transakcjami oraz wygodą. Są jednak i tacy, którzy działalność prowadzą na prywatnym rachunku.
Kiedy możesz prowadzić firmę operując jedynie rachunkiem prywatnym? W jakich sytuacjach konieczne stanie się dla Ciebie otwarcie firmowego konta bankowego?
Niezależnie od tego, jaką opcję wybierzesz, numer konta bankowego musisz podać przy rejestracji działalności w CEIDG, a także do wglądu dla Urzędu Skarbowego przy spółce z o.o. Najlepiej otworzyć rachunek tuż po nadaniu numeru NIP, aby oszczędzić sobie wszystkich niepotrzebnych formalności.
Kto nie musi zakładać rachunku bankowego?
W przypadku spółki z o.o. nie ma wątpliwości – każda musi mieć swój własny odrębny rachunek firmowy do uregulowania należności z kontrahentami oraz urzędem skarbowym. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa wygląda nieco inaczej. Firmy mogą rozliczać się na prywatnym rachunku ze wszystkich zobowiązań i należności. Natomiast mają obowiązek posiadania jakiegokolwiek rodzaju konta bankowego.
Zwolnieni z posiadania rachunku firmowego oraz prywatnego są za to mikroprzedsiębiorcy. Mogą oni rozliczać się w formie gotówkowej ze wszystkich swoich transakcji, w tym tych związanych z podatkami i składkami ZUS. Wystarczy, że złożą odpowiednią dyspozycję na poczcie.
Mikro przedsiębiorcy to firmy zatrudniające nie więcej niż 10 pracowników, których obrót netto w ciągu roku wynosił mniej niż 2 mln euro.
Obowiązek posiadania konta firmowego – kogo dotyczy?
Ustawa Prawo Przedsiębiorców jasno wspomina, że każdy przedsiębiorca powinien posiadać rachunek bankowy. Nie ma jednak wzmianki o tym, czy musi to być konto stricte firmowe czy prywatne. Ustawa wspomina jedynie, że wszelkie zobowiązania firmowe związane z prowadzeniem działalności muszą być opłacane w formie przelewu bankowego.
Dodatkowo obowiązek posiadania konta firmowego dotyczy przedsiębiorców, którzy:
- Świadczą usługi dla innych firm;
- Sprzedają produkty lub usługi, których jednorazowa wartość na fakturze jest większa niż 15 000 zł (również w przypadku faktur w obcych walutach).
Nadal nie ma jednak jasnego stwierdzenia, czy musi to być konto firmowe czy wystarczy prywatne. Sprawę rozwiązuje mechanizm split payment. Wprowadzenie mechanizmu podzielonej płatności spowodowało, że przedsiębiorcy chętniej otwierają rachunki firmowe, gdyż tylko tam mają możliwość posiadania dwóch odrębnych rachunków: Vat i rachunku netto. To zaś ułatwia im rozliczenia z kontrahentami oraz pozwala szybciej uzyskać zwrot z podatku.
W praktyce firmowy rachunek bankowy jest więc konieczny, gdy chcemy na co dzień korzystać z mechanizmu split payment.
Konto prywatne do celów firmowych – czy warto?
Przedsiębiorcy, pomimo braku obowiązujących przepisów prawnych podejmują decyzję o otwarciu odrębnego konta firmowego. Ma to związek z wspomnianym wcześniej mechanizmem split payment, a także dodatkowymi korzyściami, które się z tym wiążą. Główną korzyścią jest jasny wgląd w przychody i wydatki firmowe. Na koncie prywatnym do celów firmowych ciężko byłoby określić sytuację firmy oraz odpowiednio zaplanować działania.
Jeśli jednak zdecydujesz się na konto osobiste musisz liczyć się z tym, że:
- Nie do końca poradzisz sobie z zarządzaniem wydatkami i przychodami w swojej firmie;
- Nie wrzucisz opłat bankowych (za prowadzenie rachunku, czy korzystanie z karty) w koszty firmowe;
- Niektóre firmy nie będą chciały z Tobą współpracować (poprzez brak mechanizmu split payment);
- Twoje wydatki osobiste będzie miał do wglądu Urząd Skarbowy w razie kontroli.
Dzięki otwarciu osobnego konta firmowego jesteś w stanie lepiej zarządzać budżetem przedsiębiorstwa, ułatwiając tym samym pracę swojej księgowej. Dodatkowo jako przedsiębiorca możesz liczyć na ciekawe oferty dedykowane specjalnie dla firm. Łatwiej nawiązać także relacje biznesowe i rozliczać się z innymi firmami, zwłaszcza w przypadku faktur z Vat.